General Office Manager & Executive Assitant

AYCO GRUPO INMOBILIARIO, SA ha diseñado un plan de negocios para los próximos cuatro años (2025-2028), que lleva aparejado un programa de contratación de personal responsable de su ejecución.

DESCRIPCIÓN

Buscamos una profesional con experiencia para asumir el rol de Directora de la Oficina de Dirección (General Office Manager & EA) en AYCO, S.A., promotora inmobiliaria cotizada en un momento estratégico de reestructuración y plan de inversión 2025-2028.

El rol es la piedra angular de la operativa diaria, actuando como vaso comunicante y facilitadora entre las áreas Corporativa, Financiera y de Proyectos, asegurando la coherencia y el flujo documental en todas las direcciones.

Reportará a la Dirección Ejecutiva, ofreciendo soporte directo al CEO y Director Corporativo.

FUNCIONES PRINCIPALES

EJE INTER-ÁREAS

Garantizar la interlocución válida y el flujo de información (documentación, deadlines) entre las tres direcciones funcionales (CFO, Proyectos, Corporativa).

SECRETARÍA EJECUTIVA DE ALTO NIVEL

Gestión integral de agendas, viajes complejos, reuniones de la Dirección Ejecutiva y preparación de packs de material para la CNMV y el Consejo de Administración.

CUSTODIA Y COMPLIANCE DOCUMENTAL

Diseño y mantenimiento del archivo documental de la empresa, siendo clave en la recopilación de información para la auditoría y la gestión de las ampliaciones de capital.

REPRESENTACIÓN

Ser la cara visible de la compañía ante visitas, llamadas y stakeholders de alto nivel.

REQUISITOS DEL PERFIL

• Formación universitaria o equiparable.
• Mínimo 5 años de experiencia en funciones de Asistencia Ejecutiva de alta dirección, Management Office o Secretaría del Consejo en entornos complejos (idealmente sector cotizado, financiero o inmobiliario).
• Imprescindible: nivel de inglés C1/C2 (uso diario con inversores y stakeholders).
• Dominio avanzado de herramientas de gestión documental y ofimática.
• Competencias clave: absoluta discreción y confidencialidad, proactividad, mentalidad de problem-solver y capacidad para gestionar prioridades múltiples bajo presión.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ADICIONALES

• Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
• Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes.
• Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
• Coordinar los servicios de mensajería.
• Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
• Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).
• Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculo y otros documentos administrativos.
• Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
• Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
• Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.
• Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos.
• Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
• Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
• Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines.
• Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.

REQUISITOS

• Experiencia demostrable de más de 3 años en función similar.
• Formación en ofimática y softwares de gestión empresarial ERP y contables.
• Idiomas: inglés nivel avanzado.

HABILIDADES Y COMPETENCIAS

• Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad.
• Capacidad para comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral.
• Habilidades de servicio al cliente, paciencia y trato protocolario.
• Capacidad para crear y mantener relaciones profesionales duraderas.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo multidisciplinario.
• Organización y gestión eficiente del tiempo.
• Capacidad para priorizar tareas y trabajar bajo presión.
• Capacidad analítica y resolución de conflictos.
• Atención al detalle y capacidad de concentración en tareas repetitivas.
• Capacidades administrativas: manejo de textos, hojas de cálculo y bases de datos.
• Manejo de herramientas de oficina.
• Honestidad, discreción y altos niveles de integridad.
• Adaptabilidad, responsabilidad e iniciativa.
• Buena presencia.

MISIÓN DEL PUESTO

Garantizar la cohesión, fluidez operativa y eficiencia comunicativa entre las Direcciones Corporativa, Financiera y de Proyectos, al mismo tiempo que proporciona soporte administrativo, logístico y de gestión al Consejo de Administración y a la Dirección Ejecutiva de AYCO. Es la responsable de la imagen y la operativa diaria de la oficina central.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA

Reportará directamente al Director Corporativo y al Consejero Delegado (CEO).

RESPONSABILIDADES Y ÁREAS DE SOPORTE CLAVE

A. SOPORTE A LA DIRECCIÓN EJECUTIVA Y AL CONSEJO

• Asistencia Ejecutiva: gestión de agendas, viajes, documentación y reuniones de alto nivel.
• Secretaría del Consejo: convocatorias, actas y gestión documental.
• Imagen corporativa y logística: atención de visitas, llamadas y coordinación interna.

B. INTERLOCUCIÓN FUNCIONAL Y SOPORTE A ÁREAS

• Vaso comunicante entre áreas.
• Soporte a Finanzas (documentación para CNMV y ampliaciones de capital).
• Soporte a Proyectos (documentación, licencias y contratos).

C. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y COMPLIANCE

• Gestión de archivo documental.
• Gestión de proveedores clave.

OFRECEMOS

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