Asistente/a Ejecutiva

AYCO GRUPO INMOBILIARIO, SA ha diseñado un plan de negocios para los próximos cuatro años (2023-2026), que lleva aparejado un programa de contratación de personal responsable de su ejecución.

Entre esas contrataciones está la de ASISTENTE EJECUTIVA con las siguientes responsabilidades:

FUNCIONES PRINCIPALES

A continuación, las funciones más comunes de un Asistente Administrativo:

• Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
• Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes:
  • Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
  • Coordinar los servicios de mensajería.
  • Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
  • Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).
• Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos:
  • Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
  • Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
  • Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.
• Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:
  • Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
  • Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
• Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines:
  • Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.

REQUISITOS

• Experiencia demostrable de más de 3 años en función similar.
• Formación en ofimática y softwares de gestión empresarial ERP y contables.
• Idiomas: inglés nivel avanzado.

HABILIDADES Y COMPETENCIAS

• Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad:
  • Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con terceros, clientes y otros empleados.
  • Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario.
  • Ser capaz de crear y mantener relaciones profesionales duraderas.
  • Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario.
• Organizada y capaz de manejar su tiempo efectivamente:
  • Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.
  • Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.
  • Asegurar que los seguimientos se lleven a cabo de manera profesional y eficaz.
  • Ser capaz de archivar documentos y de mantener el área de trabajo limpia y ordenada en todo.
• Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos:
  • Leer e interpretar información efectivamente.
  • Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.
  • Anticiparse a las necesidades y expectativas de los clientes.
• Detallista y meticulosa:
  • Asegurar que se cumplan con las especificaciones de los proyectos.
  • Ser capaz de mantenerse enfocado al realizar labores repetitivas y monótonas.
• Capacidades administrativas:
  • Procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos.
  • Teclear de 40 a 60 palabras por minuto.
  • Saber utilizar y manejar equipos de oficina (fotocopiadoras e impresoras).
• Honesta, discreta y con altos niveles de integridad:
  • Ser capaz de manejar información confidencial y sensible.
• Motivada, decidida, responsable y capaz de adaptarse a diferentes situaciones.
• Inventiva e ingeniosa, con conocimientos generales de procedimientos, procesos y equipos de oficina.
• Buena presencia.

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